Documentbeheer

Snel en soepel documenten publiceren
  • Branchespecifieke oplossingen
  • 30 jaar Kennis
  • Veilige Cloud Software

Snel documenten maken, vinden en publiceren!

Verlies geen tijd meer met het zoeken naar documenten. Vul de software van Stb aan met de documentbeheer-module (DMS). Met deze module maak je zelf documenten, rubriceer je op type, inhoud of dossier en deel je deze informatie eenvoudig met stakeholders of op je website. Daarnaast zijn je documenten veilig opgeslagen en voldoet DMS volledig aan de AVG regelgeving.

Documentbeheer is onderdeel van de CRM-software

Onze software is modulair opgezet en kan worden uitgebreid met diverse modules die jouw werk sneller een eenvoudig maken!

Raak geen documenten meer kwijt en zorg ervoor dat ze op inhoud en type te vinden zijn. Dankzij de documenten beheer-module deel je eenvoudig documenten met stakeholders of op je website.

 

DMS in een notendop:

  • Alle documenten op één plek
  • Zoek en vind eenvoudig documenten op type en inhoud
  • Win tijd en zorg voor eenheid met je eigen sjablonen
  • Rubriceer documenten in dossiers
  • Bepaal welke gebruiker toegang heeft tot welke documenten of dossiers
  • Hou overzicht door geavanceerd versiebeheer
  • Publiceer simpel naar je website of community

 

“Vroeger hadden we een standalone Document Management Systeem. Het mooie van het Stb-DMS is dat het volledig geïntegreerd is in Stb-leden, ons CRM pakket. Dit past binnen onze filosofie dat wij gegevens op één centrale plek willen beheren en wijzigingen maar één keer door willen voeren. Er ‘slingeren’ niet meerdere exemplaren van een document rond.”

-Jan Hommes, Directeur BMWT

BMWT

Meer over Stb Leden

Documentmanagement zoals het bedoeld is

Het DMS zorgt voor een eenduidige en overzichtelijke documentaanmaak en opslag. Al je documenten kunnen worden ingedeeld in dossiers. Denk hierbij aan vergaderdossiers, inkoopdossiers of personeelsdossiers.

Door een geavanceerde rechtenstructuur zijn de documenten alleen toegankelijk voor gebruikers met de juiste rechten. Ook in het kader van de AVG-wetgeving is het belangrijk dat informatie alleen toegankelijk is voor diegenen waar de informatie voor bedoeld is.

Samenwerken zonder zorgen

Versiebeheer en check-out functies ondersteunen online samenwerking. Bovendien heb je altijd toegang tot oudere versies. Het eigenaarschap kan daarmee eenduidig belegd worden.

Snel even een memo, brief of concept beleidsnotitie maken? Dat kan! Documenten worden dankzij sjablonen snel gemaakt. Maak ze vervolgens goed vindbaar door ze te voorzien van tags en de juiste rechten. Documenten in DMS kunnen gekoppeld worden aan bijvoorbeeld een of meerdere themadossiers, vergaderingen, organisaties en/of personen. Het is daarmee altijd beschikbaar op de juiste plaats voor de geschikte persoon.

Bestaande documenten, van welk formaat dan ook, kunnen ook binnen het DMS verwerkt worden. Denk hierbij aan filmpjes, binnenkomende of uitgaande mails. Door ze op te slaan an van labels te voorzien zijn ze eenvoudig terug te vinden.

Nooit meer urenlang zoeken naar documenten

Je kunt documenten heel makkelijk terugvinden. Naast zoeken op tags kunnen documenten worden gevonden door op de inhoud te zoeken. Vanzelfsprekend zullen hierbij de de rechten worden gerespecteerd.

Publiceer je regelmatig documenten op een website of portaal? Ook met DMS is dit mogelijk! Met een druk op de knop kan een document automatisch naar één of meerdere websites gepubliceerd worden, in het originele formaat of in PDF.

SaaS

Onze software wordt als SaaS vanuit de Cloud geleverd. Dat betekent voor jou dat je:

  • Altijd de laatste versie hebt
  • De tool continue wordt ontwikkeld
  • Alle data veilig opgeslagen is bij een Nederlandse gecertificeerde serviceprovider
  • Geen investeringen in servers hoeft te maken
  • Volledig op onze support kunt rekenen, online of per telefoon.
  • Voldoet aan de AVG regelgeving

Benieuwd hoe DMS jouw organisatie verder helpt?

Veel organisaties zijn je al voorgegaan en maken nu dagelijks met plezier gebruik van documentbeheer in combinatie met onze software. We delen graag dit enthousiasme ook met jou!

Wil je een demo over DMS? Dat kan, vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met je op.

U kunt dit bericht delen