Al je documenten veilig opgeslagen, eenvoudig terug te vinden en te rubriceren of te voorzien van labels. Daarnaast voldoet het documentbeheer volledig aan de AVG regelgeving.
Stb-Leden is het software pakket van Eudonet Stb voor Branche- en Beroepsverenigingen. Het systeem is modulair opgezet en kan worden uitgebreid met sectorspecifieke modules wanneer jij dat wil!
Alle interne processen, de online marketing maar ook de communicatie met je leden worden ondersteund. Een voorbeeld hiervan is het online ledennet waarin uw leden ook over een eigen dashboard beschikken.
“Vroeger hadden we een standalone Document Management Systeem. Het mooie van het Stb-DMS is dat het volledig geïntegreerd is in Stb-leden, ons CRM pakket. Dit past binnen onze filosofie dat wij gegevens op één centrale plek willen beheren en wijzigingen maar één keer door willen voeren. Er ‘slingeren’ niet meerdere exemplaren van een document rond.”
-Jan Hommes, Directeur BMWT
Het DMS zorgt voor een eenduidige en overzichtelijke documentaanmaak en opslag. Al je documenten kunnen worden ingedeeld in dossiers. Denk hierbij aan vergaderdossiers, inkoopdossiers of personeelsdossiers.
Door de geavanceerde rechtenstructuur zijn de documenten alleen toegankelijk voor diegene met de juiste rechten. Ook in het kader van de AVG is het belangrijk dat informatie alleen toegankelijk is voor diegene waar de informatie voor bedoeld is.
Het versiebeheer en de check-out functie binnen het DMS maken het mogelijk om ook samen aan documenten te werken. Bovendien heb je altijd toegang tot oudere versies. Het eigenaarschap kan daarmee eenduidig belegd worden.
Snel even een memo, brief of concept beleidsnotitie maken? Dat kan! Documenten kunnen met behulp van sjablonen gegenereerd worden. Door deze te voorzien van tags en rechten kunnen ze eenvoudig worden teruggevonden. De documenten kunnen gekoppeld worden aan bijvoorbeeld een of meerdere themadossiers, vergaderingen, organisaties en/of personen. Het document is daarmee altijd beschikbaar op de plaats waar jij dit wil.
Bestaande documenten, van welk formaat dan ook, kunnen ook binnen het DMS verwerkt worden. Denk hier bijvoorbeeld aan filmpjes, binnenkomende of uitgaande mails. Deze kunnen worden opgeslagen en gelabeld en zijn daardoor eenvoudig terug te vinden.
Je kunt documenten heel makkelijk terugvinden. Naast zoeken op tags kunnen documenten worden gevonden door op de inhoud te zoeken. Vanzelfsprekend zullen hierbij de de rechten worden gerespecteerd.
Veel verenigingen en Goede Doelen publiceren vaak documenten op de website of op een leden- of vrijwilligersnet. Ook met het DMS is dit mogelijk! Met een druk op de knop kan een document automatisch naar één of meerdere websites gepubliceerd worden, in het originele formaat of in PDF.
Onze software wordt als SaaS vanuit de Cloud geleverd. Dat betekent voor jou volledige ontzorging:
Veel organisaties zijn je al voorgegaan en maken nu dagelijks met plezier gebruik van onze software. We delen graag dit enthousiasme ook met jou!
Wil je dat wij je mailen of bellen? Dat kan, vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met je op.
