“Communicatie en techniek kan je niet meer los van elkaar zien. Met Stb Leden is ons backoffice-systeem geïntegreerd met onze communicatiemiddelen, het helpt ons beter én slimmer met onze leden in contact te zijn.”

– Bibi van Duinen, Systeem, Netwerk & Applicatiebeheerder

Waarom stapte VNCI over op de Browser Interface?

Sinds 2006 combineert VNCI de software van Stb Leden met verschillende modules zodat ze vanuit één integraal systeem hun leden- en relatieadministratie doen, vergaderstukken voor de verschillende werkgroepen delen en ledeninformatie publiceren op hun website.

Wij spraken met Bibi van Duinen, systeem-, netwerk- en applicatiebeheerder bij VNCI om te horen hoe de overstap naar de browserversie van Stb Leden bij de VNCI is gegaan. Onder invloed van het thuiswerken door Corona, ziet Bibi dat de samenwerking met leden is veranderd. Werken met verschillende desktop programma’s en de losse koppelingen daartussen is vaak gedoe. Internetverbindingen thuis zijn niet zo stabiel als op kantoor, waardoor herhaaldelijk opnieuw inloggen frustraties oproept. Door Office365 raken steeds meer mensen gewend aan het werken in een web-omgeving. Mensen willen steeds meer gemak en snel vinden wat ze nodig hebben zonder te wisselen tussen verschillende applicaties en schermen. Daarom besloot VNCI eerder dit jaar over te stappen naar de Browser Interface van Stb Leden. VNCI was één van de eerste gebruikers van de Browser versie.

Ook voor de beheerder is de Browser Interface ideaal

Als beheerder van een computernetwerk is alles in één systeem helemaal ideaal. Met één druk op de knop worden gegevens op de ledenomgeving gepubliceerd zonder aan de achterkant koppelingen met andere systemen te onderhouden. Documenten publiceren of het sturen van e-mailings is een kwestie van een paar kliks.

Hoe verliep de overstap?

“Voor iedereen is de overstap naar een nieuwe omgeving eng. Sommige mensen zijn bang om dingen uit te proberen en moeten die angst overwinnen. Maar als je een tijdje met de nieuwe interface werkt, dan went het snel. Wij hebben de overgang in etappes gedaan. Ook hebben wij genoeg tijd ingeruimd om gebruikers te trainen en in een testomgeving te laten wennen aan de nieuwe omgeving. Wij zijn begonnen met de groep die de minste rechten heeft en bijna geen bewerkingen maken in het systeem, later kwamen de heavy users aan de beurt.” Zo vertelt Bibi ons.

“Naarmate ze meer met de nieuwe versie werken groeit het vertrouwen. Het idee bestaat soms nog dat het twee verschillende systemen (de desktop-versie en de browser-versie) zijn, terwijl het hetzelfde systeem is met dezelfde mogelijkheden maar dan met een schilletje eroverheen.”

Voordelen van de Browser interface

“De browserversie van Stb Leden is echt tien keer sneller dan de desktopversie en je kan er alles in doen. Onze gebruikers zijn enthousiast. Je kunt de schermen zelf indelen en overal met een internetverbinding raadplegen. Zo hebben wij een centraal systeem waar je alles in ziet wat wij voor onze leden doen zonder andere systemen te moeten openen.”

Alles in één systeem levert VNCI tijdwinst op

We hebben geen omkijken naar de synchronisatie van documenten en gegevens naar de website. Je zet het in één keer goed neer en dan is het werk gedaan. Vergaderstukken worden aan leden van verschillende werkgroepen gekoppeld en daar heb je geen omkijken meer naar.  Het is slechts een kwestie van een vinkje zetten en publiceren. Wij winnen hier zoveel tijd mee!

Eerst maakten wij vergaderstukken, deze plaatsen wij op het netwerk, vervolgens werd het ook nog eens op een apart portaal gepubliceerd. Daarna attendeerden wij onze leden dat de stukken gepubliceerd waren. Dat alles is nu in één handeling gedaan. Wij ondersteunen 30 vergadergroepen met elk 4 vergaderingen per jaar, reken eens uit hoeveel tijd  dit bespaart!”

U kunt dit bericht delen