“Met de nieuwe Abstracts & Symposia module hebben wij meer grip op het proces van abstracts indienen en kunnen wij uiteindelijk onze leden een betere service verlenen.”

Rianne Tabak, Strategisch Communicatieadviseur 

Meer over Abstracts Module

De Nederlandse Vereniging voor Heelkunde (NVvH) verenigt chirurgen en artsen in opleiding tot chirurg. Deze wetenschappelijke beroepsvereniging stimuleert en ondersteunt haar leden om de kwaliteit van de chirurgische zorg op hoog niveau te houden. De verschillende specialisaties in de chirurgie zijn binnen NVvH vormgegeven als sub-verenigingen.

Goede uitwisselingsmogelijkheden en data

De NVvH koos voor Stb Leden om de goede uitwisseling van gegevens tussen het CRM en haar website. Zo krijgen leden die inloggen op de “mijn omgeving” alleen relevante informatie te zien. NVvH-medewerkers besparen tijd door vergaderstukken en bijeenkomsten meteen vanuit het CRM naar de congres website te publiceren. De modulaire software Stb Leden vormt voor NVvH de basis voor efficiënte en persoonlijke communicatie met haar leden en relaties.

Sinds augustus 2021 werkt de NVvH ook met onze nieuwe Abstracts en Symposia module. Genoeg redenen om projectleider van de NVvH, Rianne Tabak te bevragen over deze nieuwe software-aanvulling.

Aanleiding voor de Abstracts & Symposia module

“Met de aanschaf van Stb Leden als CRM en WMS (Website Management System) systeem kozen wij als NVvH bewust voor een modulair programma. Met één systeem en één set data ondersteunen wij zo verschillende bedrijfsprocessen. Door hier de abstracts & symposia module aan toe te voegen, hebben wij nog beter overzicht gekregen en zijn we meer in control. Niet alleen kunnen we onze leden zo een betere service bieden, het is bovendien een duurzamere oplossing. Daarnaast zit er natuurlijk ook altijd een kostencomponent aan een dergelijke keuze”, legt Rianne uit.

Wat was jullie grootste uitdaging tijdens dit project?

“Voorheen hadden wij als organisatie geen zicht op het abstracts proces omdat wij hiervoor nog geen systeem hadden. Wanneer zo’n module dan, na uitvoerig testen live gaat, is het best spannend of je ook aan alle elementen hebt gedacht. Dat bleek uiteraard niet het geval, maar gelukkig hebben we dat snel kunnen oplossen”.

En welke uitgangspunten waren belangrijk voor jullie?

“Eenvoud voor de indiener, de reviewer en de uiteindelijke beoordelaar. Het blijft een systeem, dus menselijk handelen en clicks zijn altijd noodzakelijk. Ik denk dat we er goed in geslaagd zijn om het voor iedereen zo eenvoudig mogelijk te maken”.

“Onze leden hoeven bijvoorbeeld geen persoonlijke gegevens meer in te voeren – ze staan met hun gegevens al in ons systeem. Ook kunnen beoordelaars tijdens het reviewen door de ingediende abstracts scrollen, dat was voorheen niet het geval. Een nog betere koppeling tussen het CRM en WMS staat nog op onze verlanglijst, zodat er aan de organisatorische kant ook minder handmatige handelingen noodzakelijk zijn voor het beschikbaar maken van PDF-versies van de geaccepteerde abstracts op de congreswebsite, bijvoorbeeld”.

Hoe hebben jullie het project ervaren?

“Zoals het volgens mij met veel projecten gaat; hebben we een relatief lange aanloop gehad met uiteindelijk een flinke sprint richting de eindstreep. Daar heeft de onzekerheid rondom de congresorganisatie vanwege de corona pandemie natuurlijk ook aan bijgedragen. Alle overleggen waren nu digitaal, soms is het voor het wederzijdse begrip handiger om met elkaar een middag in een ruimte te gaan zitten om alles door te lopen. Helaas kon dat nu niet”.

En waar ben jij zelf het meeste trots op?

“Met het eindresultaat natuurlijk! We hebben een module gecreëerd en geïntegreerd in onze nieuwe congreswebsite volledig in lijn met onze eigen huisstijl. Herkenbaar en gemakkelijk in gebruik voor onze leden. Het is ook wel erg tof dat deze module nu ook breder gebruikt gaat worden”.

 

U kunt dit bericht delen