Productspecificaties
Relatiebeheer als basis
Stb Project heeft Stb CRM als basis. U beschikt dus over de volledige functionaliteit van Stb CRM. Daar bovenop biedt Stb Project extra functionaliteit die specifiek is ontwikkeld ten behoeve van het projectmanagement.
Hieronder treft u allereerst deze specifieke functionaliteiten aan. Vervolgens enkele van de belangrijkste algemene CRM-functies van het systeem en tot slot uitbreidingsmogelijkheden onder het kopje ‘Opties’.
Gegevens invoeren
Bij de start van een project maakt u in het systeem vanuit de opdrachtgever een projectkaart aan. Naast het automatisch archiveren van alle correspondentie en contactmomenten, kunt u losse projectdocumenten koppelen aan een project. Dit is mogelijk voor elk type document. De documenten zijn door uw medewerkers te beheren en te openen via de projectkaart.
Offerte genereren
Wanneer u een offerte wilt maken voor een project, dan kunt u vanuit het systeem een offerte aanmaken onder de projectkaart. De offerte betreft een calculatie die u samenstelt met de werksoorten en artikelen uit het bestand. U bespaart veel rekenwerk doordat de tarieven zijn gekoppeld. Het is ook mogelijk om prijsafspraken vast te leggen die vervolgens automatisch in de offerte worden verrekend. U kunt bovendien aangeven tot wanneer een prijsafspraak geldt. Stopt de afspraak, dan komt de korting vanzelf niet meer terug in de begroting. Vanuit de offerte kunt u ook de offertebrief genereren en direct een actiepunt aanmaken voor het (laten) nabellen over een door u zelf aan te geven aantal dagen.
Projectverloop en facturatie
Bij het verkrijgen van de opdracht roept u de oorspronkelijke offerte op of maakt u rechtstreeks onder de projectkaart een opdracht aan. Vanuit de opdracht kunt u bestellingen voor leveranciers aanmaken en eventueel leverbonnen of werkbonnen genereren.
De facturatie wordt ook eenvoudig gemaakt. U kunt termijnfacturen genereren in afgesproken bedragen. Het systeem houdt automatisch bij hoeveel u nog moet factureren, óók als er tussentijds meerwerk is verricht.
Projecturen boeken
In het systeem legt u vast welke medewerkers op welk project uren mogen boeken, zodat foutieve boekingen worden voorkomen. U boekt alle projecturen op werksoorten of artikelen en ziet direct of u binnen de begrote en geoffreerde uren blijft. Uren kunnen op basis van voorcalculatie (vaste prijs) en/of nacalculatie worden doorberekend. Aan de hand van de gemaakte afspraken doet het systeem een voorstel hoe u de geboekte uren kunt verwerken. De geautoriseerde medewerker zal deze fiatteren of kan het voorstel daar waar nodig aanpassen. Indien werksoorten na controle als meerwerk worden doorgeboekt, staan deze automatisch klaar voor de facturatie. Met Stb Project vergeet u dus nooit meer om meerwerkuren te factureren!
Inkoopkosten en -uren boeken
Net als de projecturen boekt u alle ingekochte kosten en -uren op werksoorten of artikelen. Het systeem controleert automatisch of een door u ingeboekte inkoopfactuur overeenkomt met de vastgelegde bestelopdracht. Daarnaast ziet u of u binnen de opdracht blijft en of u deze kosten kunt verwerken als meerwerk. Bovendien geeft het systeem aan welke verplichtingen nog openstaan. Kortom, door Stb Project heeft u steeds inzicht in uw brutomarge en houdt u optimaal controle over uw inkooptraject.
Projecturen én overige uren boeken
Het is mogelijk om in het systeem van elke medewerker het aantal contracturen te registreren. Uw medewerkers kunnen vervolgens hun projecturen op de betreffende projecten boeken en daarnaast hun overige gewerkte uren invoeren. Zo krijgt u beter grip op de totale urenbesteding van uw medewerkers.
Dashboard voor snel overzicht
Via het dashboard heeft u in een oogopslag een helder overzicht van uw project. In één scherm staat alle informatie bij elkaar: offerte, prijsafspraken, geboekte uren en kosten.
Koppeling met uw boekhoudsysteem
Stb Project biedt een standaardkoppeling met alle gangbare boekhoudpakketten als Exact, Accountview, Afas, Unit4, King of Twinfield. Hierdoor heeft u zowel in Stb Project als in uw boekhoudsysteem inzicht in inkoop- en verkoopfacturen en betaalde en openstaande posten.
Algemene CRM-functies
Adressenbestanden importeren en adressen verrijken
Via de importmodule importeert u probleemloos externe adressenbestanden, bijvoorbeeld van de Kamer van Koophandel. De speciale functionaliteit voor adresverrijking zorgt ervoor dat de gegevens in uw systeem automatisch worden aangevuld, gewijzigd of verwijderd.
Krachtige zoekfunctie
U kunt zoeken in het actieve systeem en in het documentenarchief. Via een overzichtelijke boomstructuur ziet u direct hoe een zoekopdracht is samengesteld. Zoekopdrachten kunnen ook worden opgeslagen. Zo worden gecompliceerde zoekacties, zoals het selecteren van een specifieke doelgroep voor een maandelijkse nieuwsbrief voortaan een kwestie van één druk op de knop.
Workflow vastleggen
Met de workflowfunctie kunt u eenvoudig en snel procedures inrichten. U legt in het systeem een serie acties vast waaraan u een bepaalde tijdsduur verbindt. Ook kunt u aan een actie een voorgedefinieerde brief koppelen. Door de workflowfunctie kunnen uw medewerkers altijd snel, eenduidig en foutloos reageren op verzoeken van relaties.
Nieuwsbriefmodule
Met de module Stb Nieuwsbrief vervaardigt u in een handomdraai een e-nieuwsbrief in uw huisstijl, die u vervolgens verstuurt naar een selectie uit uw adressenbestand. Zo informeert u precies die relaties die u ook wílt informeren. Bovendien registreert u met de nieuwsbriefmodule allerlei interessante data, zoals hoeveel ontvangers de e-nieuwsbrief daadwerkelijk gelezen hebben en hun klikgedrag op de pagina’s. Daardoor kunt u heel gericht vervolgacties opzetten.
Rapportage
Zoekresultaten verwerkt u eenvoudig tot een rapportage via de standaard bijgeleverde rapportagefunctie. De Stb software werkt met viewtabellen, die snel overzicht bieden en de database niet belasten. De rapportages kunt u opslaan voor hergebruik en eenvoudig zelf maken met tools als Microsoft Excel en Crystal Reports.
Export van gegevens
U kunt gegevens uit Stb software exporteren naar andere toepassingen in het standaard csv-formaat. U bepaalt zelf welke velden en in welke volgorde u wilt exporteren.
Opties
Proactief plannen
In de agenda-module houdt u bij welke medewerker wanneer en voor welk project staat ingepland en op welke data iemand nog beschikbaar is. U kunt de planning eerst optioneel invullen en pas definitief maken op het moment dat u dat wilt. Met deze agenda en planningtool in één, plant u uw medewerkers altijd proactief in.
Forecast
Deze module geeft u beter inzicht in uw offertetrajecten. U kunt uw verkooptraject indelen in stappen en fasen. Aan elke fase wordt een gewogen waarde toegekend waarbij rekening wordt gehouden met kwalitatieve en kwantitatieve aspecten. Met deze informatie ziet u steeds helder waar u staat in het offertetraject, waardoor u beter kunt anticiperen op het besluitvormingsproces bij uw potentiële opdrachtgever.
|
