Stb CRM
Ivo Blommaart van het bureau Algemene Bestuursdienst over Stb CRM
Jolande Boons en Gerard Spierings van Bureau Stadsmarinier over Stb CRM
Stb Leden
Wim Waninge, van het Erasmus MC Vriendenfonds over Stb Leden
Udo Delfgou, van CBW-MITEX over Stb CRM Ledensysteem
Stb Project
Francis Sutter van Lens BV over Stb Project
Stb Cursus
Marieke van Dam van RINO over Stb Cursus
Mariska Lemmers van ARTRA Arbeidsmarkttrainingen over Stb Cursus
Stb Handel
Jaap Kolff van Kolff Plants B.V. over Stb Handel
Rob Weverink van Hobeka over Stb Handel
Maatwerk
Peter Voskuilen van Ambius over Maatwerk van Stb
-------------------------------------------------------
Wim Waninge
van het Erasmus MC Vriendenfonds over Stb Leden
'Het Stb systeem geeft me de ruimte om op nieuwe en creatieve manieren onze volgende duizend donateurs te werven!'
Sinds maart 2008 zijn ruim 1.300 (ex-)patiënten van het Erasmus MC donateur geworden van het Erasmus MC Vriendenfonds. Een enorme prestatie als je bedenkt dat de coordinatie van het Vriendenfonds wordt gedaan door 2 mensen. We spreken de coordinator en initiatiefnemer van het Vriendenfonds: Wim Waninge. We vragen hem naar het Erasmus MC Vriendenfonds, zijn drive om op korte termijn nog minstens duizend donateurs te werven en over het Stb systeem dat ervoor zorgt dat hij zijn werk goed kan doen.
Het Erasmus MC Vriendenfonds richt zich op drie pijlers: ten eerste het verbeteren van goede zorg voor patiënten. Ten tweede het ondersteunen van innovatieve onderzoeksprojecten waarvoor onvoldoende reguliere financieringsmiddelen beschikbaar zijn. En ten derde geeft het Vriendenfonds jonge talentvolle onderzoekers en artsen de kans zich verder te ontplooien. Wim Waninge: “Om deze activiteiten te bekostigen vraagt het Vriendenfonds per brief aan (ex) patienten van het Erasmus MC om donateur te worden. De mailingen naar deze (ex)patienten, maar ook de verwerking van hun aanmeldingen en hun eventuele vragen worden met behulp van het Stb systeem (zoveel mogelijk geautomatiseerd) afgehandeld. In het Stb systeem wordt alle correspondentie per donateur opgeslagen, zodat de historie goed te volgen is.”
Gebruikersvriendelijk en efficiency ineen
Wim Waninge: “Ik begreep al snel dat het Stb systeem heel erg compleet is. Het pakket bevat eigenlijk alles wat we nodig hebben en maatwerk is dan ook niet direct nodig. Sterker nog: we hebben in het begin aan Stb gevraagd om ongeveer drie-kwart van de knoppen onzichtbaar te maken, zodat ook mensen die niet gewend waren met een CRM om te gaan, er toch direct mee aan de slag konden. En dat werkte! Nu we ongeveer 9 maanden aan de slag zijn, beginnen we meer onderdelen van het Stb systeem te gebruiken. We zien dagelijks hoe gebruikersvriendelijk het is, maar ook wat het ons aan werk scheelt! Het Stb systeem zorgt ervoor dat we mailingen naar duizenden mensen op een goede en snelle manier kunnen doen.“
‘Tijdens de verbouwing is de winkel gewoon open’
Wim Waninge is zeer positief over de samenwerking met Stb. “Het contact met de mensen van Stb is prettig en de installatie van het systeem verliep probleemloos. We hadden vooraf afgesproken dat we tijdens de installatie ons werk gewoon wilden blijven doen. Ik had verwacht dat dat niet zou kunnen, maar de Stb-ers regelden het gewoon. Ook over de helpdesk ben ik heel enthousiast. Als ik of mijn collega vragen hebben, kost het ons slechts een telefoontje en het probleem is opgelost!”
Business Friends
Het Erasmus MC Vriendenfonds heeft de ambitie om de komende maanden nog meer donateurs te werven. Wim Waninge: “Er komen jaarlijks 500.000 patienten in het Erasmus MC, dus we kunnen nog behoorlijk veel mensen vragen om donateur te worden. Daarnaast richten we ons op een tweede groep sponsoren: bedrijven die ‘business friend’ willen worden. Met deze bedrijven sluiten we een overeenkomst waarbij ze het fonds 3 jaar financieel steunen. Vanaf volgend jaar kunnen bedrijven gekoppeld worden aan specifieke projecten. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan de realisatie van daktuinen op de nieuwbouw van het Erasmus MC om op die manier te werken aan de healing environment van de patiënten. Maar ook aan het project ‘gezond ouder worden’ en ‘de werking van de hersenen.’” Net als bij de donateurs speelt het Stb systeem bij de contacten met deze bedrijven een centrale rol. Het systeem bevat alle contactinformatie en correspondentie en ook de facturering vindt via het systeem plaats. Wim Waninge: “Doordat het systeem ons zoveel werk uit handen neemt, heb ik de ruimte om goede, creatieve manieren te bedenken om nog minstens duizend sponsoren en donateurs te werven!”
Ga naar Stb CRM
Wilt u zelf donateur worden (voor €35 per jaar)?
Of wilt u meer informatie over het Eramus MC Vriendenfonds?
Kijk dan op www.erasmusmcvrienden.nl
Udo Delfgou
van CBW-MITEX over Stb CRM Ledensysteem
'Alle informatie over en communicatie met onze 17.000 leden kan opgeslagen, gedeeld en gecombineerd worden in het Stb CRM Ledensysteem, zonder concessies te doen aan snelheid, toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid.'
MITEX is de grootste brancheorganisatie voor ondernemers in de mode-, schoenen- en sportdetailhandel. De Centrale Branchevereniging Wonen (CBW) is de brancheorganisatie voor ondernemers in de wonenbranche. Hun belangrijkste activiteiten zijn belangenbehartiging, (juridisch) advies en het bieden van financieel voordeel aan leden. De fusie van beide organisaties is een logisch vervolg op hun langdurige samenwerking. Samen vertegenwoordigen ze 17.000 winkels. Hun missie is de ondernemer helpen bij het ondernemen.
Uitdaging
Udo Delfgou, Manager Financiën en ICT: “CBW en MITEX beschikten over systemen waarvan de gebruikersvriendelijkheid en snelheid te wensen overlieten. Alleen al het genereren van een ledenlijst in een bepaalde regio was een ingewikkelde en langdurige klus. De fusie was een mooie gelegenheid om met ons gezamenlijke eisenpakket te zoeken naar één overkoepelend systeem. Een systeem waarin alle informatie over en communicatie met onze 17.000 leden opgeslagen, gedeeld en gecombineerd kon worden zonder concessies te doen aan snelheid, toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid.”
Betere afstemming dienstverlening, groter bedieningsgemak
“Het Stb CRM Ledensysteem voldoet aan al onze eisen, aldus Delfgou. “Daarnaast is het volledig toegesneden op de processen, producten en diensten van onze brancheorganisatie. Het systeem combineert optimaal CRM functionaliteiten met overkoepelende databaseoplossingen voor onder andere ons ledenbeheer, projectbeheer en evenementenbeheer. Onze 80 medewerkers hebben snel en eenvoudig toegang tot alle klantinformatie en kunnen nu professioneler en specifieker producten en diensten aan onze leden aanbieden. Met één druk op de knop zien we welke producten en diensten een ondernemer al afneemt en waarmee wij hem of haar nog van dienst kunnen zijn. Het vergroot onze herkenbaarheid en professionaliteit bij de leden.”
Keuze voor Stb
“Niet alleen het systeem overtuigde ons om te kiezen voor Stb. Hun ervaring in het leveren van systemen voor ledenorganisaties en hun kennis van de non-profit branche speelde een grote rol. Zij hielden ons het hele traject een spiegel voor, dachten met ons mee en gaven ons advies om wildgroei in het systeem te voorkomen. We wilden niet weer een systeem met een waterhoofd. De toegevoegde waarde van Stb zit hem naast kennis van de nieuwste softwaretechnologieën en methodieken dan ook in de persoonlijke aanpak van hun consultants en in de sterke betrokkenheid bij de branches waarvoor ze werken.”
Toekomst
“Ons Stb systeem kan met CBW- MITEX meegroeien en eenvoudig uitgebreid worden om aan onze toekomstige doelstellingen en behoeften te voldoen. In de nabije toekomst kunnen leden zich direct via internet inschrijven voor workshops en onderzoeksrapporten van het net downloaden. Ook onze processen kunnen we met het systeem beter beheersbaar maken. Niet onbelangrijk met meer dan 7000 leden en 17.000 winkels in onze portefeuille”.
Jaap Kolff
van Kolff Plants B.V. over Stb Handel
'Als we niet met het Stb-systeem zouden werken, dan hadden we 20 mensen extra nodig om al ons werk te kunnen doen.'
Kolff Plants is intermediair tussen kwekerijen en klanten (vooral tuincentra en winkelketens) in binnen- en buitenland. Zij bemiddelen bij de export van bomen, planten en heesters en regelen alles rondom dit traject: van de contacten tot-en-met de logistiek. Kolff Plants heeft een omzet van 5,5 miljoen euro aan geëxporteerde planten en dat betekent dat er per jaar duizenden orders verwerkt worden; voor honderden klanten. Kolff Plants maakt gebruik van het Stb-systeem; niet alleen in Nederland, maar ook de vertegenwoordigers in het buitenland kunnen niet meer zonder.
Een systeem op maat
Kloff Plants is een Stb-klant van het eerste uur. De samenwerking met Stb startte aan het eind van de jaren 90 toen Kolff Plants zo hard groeide dat automatisering een must werd. Jaap Kolff: "Stb heeft toen ons gehele bedrijfsproces geautomatiseerd: van begin tot eind. Het systeem is helemaal voor ons op maat gemaakt. De standaard module die Stb verkoopt, is nog wel herkenbaar, maar het hele systeem is aangepast aan onze specifieke wensen en eisen. Ik was zeer tevreden met het resultaat en ben nu - ruim 10 jaar later - nog steeds erg blij met de samenwerking met Stb. Stb is betrouwbaar, denkt mee en heeft aandacht voor ons als klant."
Goede ICT is een must
"Ik geloof dat een goede ICT-infrastructuur essentieel is voor het succes van onze onderneming. Mijn bedrijf was nooit zo succesvol geworden als we niet zo veel hadden geïnvesteerd in automatisering. Op dit moment is het Stb-systeem de kurk waar mijn organisatie op draait. Zonder dit systeem zouden we 20 mensen extra moeten aannemen om al onze werkzaamheden te kunnen doen."
Gezamenlijk de toekomst in
"We zijn nu net klaar met de update van het systeem. Natuurlijk kost dat tijd, moeite en energie. Toen het systeem geïnstalleerd was, bleken er nog wat verbeterpunten in te zitten. Dat heb je altijd als je iets op maat laat maken. Vanzelfsprekend zorgde Stb ervoor dat alles snel naar behoren werkte. Ja, we zijn tevreden met het eindresultaat en blijven nog jaren klant bij Stb!"
Ga naar Stb Handel
Meer informatie over Kolff vindt u op www.kolff.com
Peter Voskuilen
van Ambius
'Het Stb-systeem zorgt bij ons voor kostenbesparing, een omzetgroei en het meest optimale inzicht in ons bedrijfsproces.'
Ambius adviseert en ondersteunt bedrijven bij het optimaliseren van hun werkplekken. Ambius biedt bedrijven daarbij een totaalconcept: van de inrichting en verzorging van planten en bloemen tot geursystemen en kunst. Zie ook www.ambius-nl.nl
Intensieve samenwerking zorgt voor systeem-op-maat met veel voordelen
Peter Voskuilen en Rene Peters van Ambius zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling van het softwaresysteem-op-maat. Peter Voskuilen: "Samen met Stb hebben we een uniek systeem ontwikkeld waarin alle kerntaken rond ons sales-proces geautomatiseerd zijn. Onze adviseurs voeren de interieurwensen bij de klant (op locatie) in en de gegevens worden door synchronisatie op dezelfde dag aan het hoofdkantoor doorgegeven. Daardoor kunnen we binnen twee dagen een offerte uitbrengen. Iets wat voorheen ongeveer 8 werkdagen duurde! En doordat we sneller kunnen offreren, brengen onze adviseurs meer offertes uit, halen we meer opdrachten binnen en is onze omzet gestegen. Daarnaast zorgt het Stb-systeem voor een kostenbesparing: we kunnen met minder mensen op de afdeling Verkoop Binnendienst de grotere hoeveelheid offertes en opdrachten verwerken. Een geweldig resultaat waar we erg tevreden over zijn."
Nieuwe manier van werken
Rene Peters: "Door het Stb-systeem hebben we ook veel beter inzicht in ons bedrijfsproces. We hebben altijd en overal toegang tot de informatie over klanten en relaties en kunnen de status rond opdrachten optimaal volgen. De invoering van het Stb-systeem betekende voor veel collega's wel een hele nieuwe manier van werken. Om ervoor te zorgen dat het systeem intern werd geaccepteerd, werden zoveel mogelijk mensen bij de ontwikkeling en implementatie betrokken. Op die manier konden relevante opmerkingen worden gebruikt om het systeem verder te optimaliseren. En zo krijg iedereen direct de smaak te pakken!" Peter Voskuilen vervolgt: "Het grote voordeel is dat we door het systeem allemaal op dezelfde manier werken. Daardoor kunnen we heel eenvoudig informatie uitwisselen en elkaars werk overnemen."
Ambius zet het Stb-systeem internationaal in
Rene Peters: "We zijn meer dan positief over de intensieve samenwerking met Stb: de contactpersonen zijn meedenkend, betrokken en probleemoplossend. Vandaar dat we erg enthousiast zijn dat onze collega's in België, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland ook met het Stb-systeem werken. Peter Voskuilen: "We maken overal gebruik van hetzelfde Stb-systeem, maar ieder land kan zelf aanpassingen doorvoeren. Denk bijvoorbeeld aan de taal, de manier waarop adresgegevens van klanten en offertes uit het systeem komen."
Toekomstbeeld
Rene Peters: "Op dit moment werken we voor de facturatie nog met een ander softwaresysteem. We streven er naar om in de toekomst in Nederland één totaalsysteem te ontwikkelen dat we (net als het huidige sales-systeem) uit kunnen rollen in de andere landen waar Ambiuss gevestigd is. Een klus die Peter en ik graag weer samen met Stb oppakken en uitvoeren!"
Francis Sutter
van Lens BV over Stb Project
'Stb is al 18 jaar een ontzettend goed bedrijf.'
Het familiebedrijf Lens BV bestaat sinds 1940 en houdt zich bezig met plaatbewerking en coating. Onder meer ziekenhuizen, architecten en scheepsbouwers weten Lens te vinden voor het vervaardigen van zeer specifieke producten, zoals instrumenten, behuizingen voor apparatuur, trapleuningen en gevelbeplating. Het gaat daarbij altijd om enkele stuks of kleine series.
Francis Sutter: "Wij kennen Stb vanaf de oprichting 18 jaar geleden. In die periode is er veel veranderd, maar één ding is gelijk gebleven. Stb is nog steeds een ontzettend goed bedrijf, waar heel professionele mensen werken. Dankzij hun softwareoplossingen en service hebben wij onze complexe orderadministratie goed voor elkaar."
Warme jas
"Het is alweer 18 jaar geleden dat Stb onze orderadministratie overzette naar een nieuw systeem dat ze zelf hadden gebouwd: Stb Project. Dit systeem is vervolgens met ons meegegroeid tot de uitgebreide variant waarmee we nu werken. Het is door Stb steeds op maat voor ons aangepast en past als een lekkere, warme jas. Onze gehele orderadministratie draait erop en sinds najaar 2006 is er een koppeling met de online boekhoudapplicatie Twinfield. Op termijn willen we ook de urenadministratie verder automatiseren. Nu vullen onze medewerkers het aantal gewerkte uren nog in op kaarten. De administratieafdeling registreert de uren vervolgens in het systeem. Over een poosje kan elke medewerker echter zijn of haar gewerkte uren zelf digitaal invoeren."
Tijd besparen
Dat het systeem zo eenvoudig is uit te breiden met nieuwe functies, vind ik een groot voordeel. Zo helpt het ons steeds weer om op diverse manieren tijd te besparen. En denk eens aan de besparing op archiefruimte doordat alle orderinformatie digitaal wordt bewaard, in plaats van als papieren dossiers! De flexibiliteit van het systeem is een belangrijke reden waarom wij al 15 jaar klant zijn van Stb. Daarnaast natuurlijk ook het maatwerkgehalte en de gebruiksvriendelijkheid ervan. Het is helemaal op onze organisatie afgestemd en dat komt omdat Stb zich grondig in ons bedrijf heeft verdiept."
Marieke van Dam
van RINO over Stb Cursus
'Met Stb is het al 18 jaar prettig zaken doen.'
RINO is een nascholings- en opleidingsinstituut voor hulpverleners in de geestelijke gezondheidszorg en aangrenzende terreinen. Jaarlijks melden een kleine 4000 cursisten uit heel Nederland zich bij de RINO-vestiging in hartje Amsterdam voor een cursus, workshop of opleiding. Hun lessen worden verzorgd door een team van circa 350 freelance docenten. Daarnaast zijn 23 vaste medewerkers verantwoordelijk voor de organisatie en administratie van het cursusaanbod.
Marieke van Dam: "Met Stb is het al 18 jaar prettig zaken doen. Inmiddels kennen zij RINO door en door en dat werpt zijn vruchten af. Hun softwareoplossingen helpen ons uitstekend bij het uitbreiden en verbeteren van onze dienstverlening. Met de kwaliteit van onze cursussen en service lopen wij voorop in de markt. Dat is mede te danken aan Stb Cursus."
Vertrouwen in Stb
"Dat wij al 18 jaar een tevreden opdrachtgever zijn, komt omdat ik altijd het volste vertrouwen heb gehad in de producten van Stb en in de capaciteiten van de Stb-ers als specialisten op het gebied van ontwikkelen en implementeren. Inmiddels is ons werkproces vergaand geautomatiseerd en kunnen we niet meer zonder de softwareoplossingen van Stb. Ik denk dat er buiten Stb geen automatiseringsbedrijf bestaat dat een gelijkwaardige applicatie voor ons kan verzorgen. Dat het Stb wel lukt, komt omdat zij zich zeer goed in onze organisatie verdiept hebben."
Accurate en actuele informatie
"Binnen het systeem zijn de financiële administratie, de cursusadministratie, het relatiebeheer en de website aan elkaar gekoppeld. Hierdoor beschikken we altijd over accurate en actuele informatie over alle onderdelen van ons werkproces. Tevens kunnen we onze cursisten goed informeren en van dienst zijn. Door de koppeling met de website kunnen cursisten zich bijvoorbeeld snel en gemakkelijk via internet aanmelden. Bovendien krijgen zij een waarschuwing op het scherm als een cursus bijna vol is."
Kwaliteit verhogen
"In de nabije toekomst willen we ook de door ons zelf ontwikkelde digitale leeromgeving op onze website aan het Stb-systeem koppelen. Zo zijn we steeds bezig met het verhogen van onze kwaliteit. Dit geldt voor de inhoud van onze lesmethoden en cursussen én voor onze dienstverlening. Wij slagen er steeds in om op deze vlakken voorop te lopen in de markt. Stb Cursus vervult hierbij voor ons een belangrijke ondersteunende rol."
Mariska Lemmers
van ARTRA Arbeidsmarkttrainingen over Stb Cursus 'Stb Cursus was het beste uitgewerkt.'
ARTRA Arbeidsmarkttrainingen biedt opleidingen en trainingen voor arbeidsmarkt-intermediairs. Per jaar volgen zo'n 10.000 cursisten op locaties door het hele land een op de praktijk toegesneden lesprogramma. De cursussen worden verzorgd door een team van circa 40 trainers. ARTRA werkte al langer met een geautomatiseerd administratiesysteem. Hiermee kon echter alleen cursusinformatie worden geregistreerd.
Mariska Lemmers: "Wij misten de mogelijkheid om ook relatie- en managementinformatie vast te leggen. Vandaar dat wij op zoek gingen naar een uitgebreider systeem, en dat werd STB Cursus. Uiteraard hebben we ons ook georiënteerd op systemen van andere aanbieders, maar Stb Cursus was het beste uitgewerkt. Bovendien verliep het contact met Stb prettig. Wij hadden al snel vertrouwen in hun aanpak en dat is belangrijk als je overgaat op een nieuw systeem."
Pluspunten
"Stb Cursus is geheel aangepast naar onze wensen. Wij geven bijvoorbeeld jaarlijks het Handboek voor de flexbranche uit. Speciaal hiervoor is er een module voor een abonnementenadministratie aan het systeem toegevoegd. De drie grootste pluspunten van Stb Cursus vind ik de mogelijkheid voor relatiebeheer, de activiteitenlijst en de digitale agenda. Voorheen legden we de informatie over relaties, activiteiten en planningen altijd handmatig vast. Nu zijn deze processen geautomatiseerd en dat bespaart ons heel veel tijd. Daarnaast worden er veel minder fouten gemaakt. Op termijn komt er ook een koppeling met onze website. Cursisten kunnen zich dan via internet direct inschrijven. Dat betekent dat 10.000 handmatige inschrijvingen straks automatisch verwerkt worden. Een enorme werkbesparing voor het secretariaat."
Implementatie tot in detail
"De wijze waarop Stb de implementatie van het systeem heeft aangepakt, heb ik als zeer plezierig ervaren. Ik kreeg eerst een demoversie om te testen. Dat was ideaal, zo kon ik het systeem vanuit mijn eigen werksituatie rustig uitproberen en de gewenste aanpassingen aan Stb doorgeven. De conversie van het oude naar het nieuwe systeem verliep geheel vlekkeloos, er is geen enkele informatie verloren gegaan. En terwijl wij bezig waren met het inrichten van het systeem, was de projectmanager van Stb bij ons op locatie aanwezig om mee te denken over oplossingen en kleine aanpassingen uit te voeren. Tevens onderhield hij het contact met onze hardwareleveranciers bij het leveren en installeren van de nieuwe computers. Doordat Stb de invoering van het systeem tot in de details begeleidde, had ik meer tijd om onze medewerkers te begeleiden bij de veranderingen in het werkproces."
Jolande Boons en Gerard Spierings
van Bureau Stadsmarinier over Stb Relatie
"Tot nu toe legden we alle informatie vast in Word-documenten, waardoor alle ingevoerde gegevens op zichzelf stonden. Met Stb Relatie kunnen we wél verbanden leggen. Zelfs op een eenvoudige manier." Jolande Boons en Gerard Spierings werken bij Bureau Stadsmarinier Oude Noorden in Rotterdam. Net als de andere zes Bureaus Stadsmarinier hebben zij van het gemeentebestuur de opdracht gekregen: een veilige wijk vóór de volgende gemeenteraadsverkiezingen in 2006.
Weten wat er speelt
Gerard Spierings: "Wij werken met een persoonsgerichte aanpak. Alle personen, gezinnen en groepen in de wijk die overlast veroorzaken worden door ons geregistreerd. Vervolgens verzamelen we zoveel mogelijk gegevens over hen. Deze informatie wordt door ons vastgelegd en verwerkt tot rapportages en analyses. Hierdoor weten we vroegtijdig wat er speelt in de wijk. Uiteindelijk is het de bedoeling dat in 2006 elke Rotterdamse stadswijk 3,9 of hoger scoort in de gemeentelijke veiligheidsindex. Een wijk kan dan nog problemen of aandachtspunten hebben, maar mag niet langer onveilig zijn."
Statische werkwijze
Jolande Boons vervolgt: "We waren op zoek naar een databaseoplossing om gegevens aan elkaar te koppelen en om eventuele verbanden automatisch te registreren. Gerard kende het databaseprogramma FileMaker en zag daarin goede mogelijkheden voor ons. Toen hebben we eerst bij Stb een cursus FileMaker gevolgd. Het bleek echter al snel dat het zelf opzetten van een databaseoplossing niet zo eenvoudig is. Stb heeft Stb Relatie vervolgens voor ons op maat gemaakt."
Korte aanloopfase en lage kosten
Gerard Spierings: "Dat Stb een bestaand product heeft aangepast, gaf ons het voordeel van een korte aanloopfase en relatief lage kosten. Vanaf het begin gebruiken we het systeem voor het archiveren van persoonsgerichte informatie en het genereren van rapportages en analyses. Inmiddels voeren we ook projectmatige informatie in. Zo blijft het systeem in ontwikkeling en dat is gelukkig geen enkel probleem. Stb is op afroepbasis beschikbaar om aanpassingen te doen."
Ivo Blommaart
van het bureau Algemene Bestuursdienst over Stb CRM
“Met het intelligente Stb-systeem leveren wij topambtenaren voor het Rijk!”
Alle huidige en potentiële topambtenaren, directeuren, directeuren-generaal, secretarissen-generaal en dergelijke, van het Rijk maken deel uit van de Algemene Bestuursdienst (ABD). Als management development bureau ondersteunt het bureau ABD het Rijk op het terrein van werving, selectie en ontwikkeling. Daarbij gaat het onder meer om loopbaan-begeleiding, werving en selectie, coaching, opleidingsadvies en bemiddeling bij EU-benoemingen. Om al deze werkzaamheden in goede banen te leiden, werkt het bureau ABD met een systeem gebaseerd op Stb CRM; het ABIS systeem.
Subliem systeem door grondige inventarisatie
We spreken met drie mensen van het bureau ABD: Ivo Blommaart, Bas Spreij en Jacqueline Aponno. Ivo: “Een vorige versie van Stb-systeem ondersteunde ons al jaren bij ons primaire proces. Alle acties en documenten met betrekking tot het vervullen van een vacature en het ontwikkelen van topambtenaren verlopen via het systeem. Zo worden automatisch ontvangstbevestigingen voor sollicitanten en evaluatieformulieren voor opdrachtgevers gegenereerd. Maar wordt er bijvoorbeeld ook een bloemetje besteld bij een benoeming. Kortom: door het systeem doen we veel minder handmatig werk.”
Bas: “Vorig jaar hebben we in nauwe samenwerking met Stb een compleet nieuw systeem voor onze organisatie ontwikkeld. Een systeem dat intelligenter is dan het vorige. Zodat we er meer (management)informatie uit kunnen halen en ons werk nog beter kunnen doen. Daarvoor hebben we eerst heel goed naar onze werkwijze gekeken. We gingen na in hoeverre het systeem klopte met onze werkprocessen. Een kwestie van lange adem, want we hebben – samen met Stb – eerst tientallen workshops met gebruikers gehouden om hun wensen en behoefte te inventariseren. Dat zorgde er niet alleen voor dat het systeem alles kan en doet wat de medewerkers nodig hebben, maar ook dat er draagvlak is om gegevens goed in te voeren. Iets dat natuurlijk hard nodig is om de juiste managementinformatie te kunnen genereren. Het systeem-op-maat dat Stb heeft ontwikkeld is dan ook uniek en erg goed. Ivo: “De management development afdelingen bij de ministeries kijken regelmatig met een schuine blik naar ons systeem. Ze willen in de toekomst graag meeliften.”
De scope: kan het nog intelligenter?
De samenwerking met Stb verliep goed. Jacqueline: “We werkten intensief en prettig samen. Ze dachten met ons mee om het systeem zo geavanceerd te maken dat we er die informatie uit kunnen halen, die we nodig hebben. Daar lag overigens ook onze valkuil: we moesten oppassen dat het systeem niet te ingewikkeld werd. Hoe zet je bijvoorbeeld iemand in het systeem die nu nog de ene functie vervult, maar al is aangenomen voor een andere baan? Stb kwam met oplossingen die werkten waardoor het aantrekkelijk blijft om met het systeem te werken. “
Er valt altijd nog iets te wensen over
Ivo: “Ik zie veel kansen om het systeem nog verder te verbeteren. Zo willen we – in opdracht van de politiek - de diversiteit van het personeelsbestand vergroten. Hierbij kan je onder meer denken aan meer vrouwen op topposities en het behouden van de kennis en kunde van oudere medewerkers die op termijn gaan uitstromen. We streven er naar om het Stb-systeem zo in te richten, dat het ons hierbij kan ondersteunen. Zodat we bijvoorbeeld de carrièrepaden van vrouwen kunnen volgen; en inschattingen kunnen maken van vrijvallende functies. Verder is een wens om met een druk op de knop meer inzicht te hebben in de doorlooptijden van vacatures en bijvoorbeeld zien hoe het proces rond een vacaturevervulling wordt gewaardeerd. Allemaal zaken waarmee we, met behulp van het ABIS systeem, toegevoegde waarde hebben voor het Rijk. Nu, maar zeker ook in de toekomst!”
Ga naar Stb CRM
Rob Weverink
van Hobeka over Stb Handel
'Het pakket spreekt eigenlijk voor zichzelf'
Hobeka B.V. levert al 12 jaar grote keukeninstallaties en horecabenodigdheden voor horeca, instellingen en bedrijfsrestaurants, met name in de regio's Noord-, Zuid-Holland en Amsterdam. Hobeka werkt met het door Stb ontwikkelde Stb Handel. In dit systeem behoren naast relatiebeheer, orderverwerking en voorraadbeheer tot de vaste onderdelen.
Rob Weverink is systeembeheerder en medewerker in- en verkoop bij Hobeka: "Wij waren op zoek naar een systeem waar alles in één zat. Doordat we vroeger gebruik maakten van verschillende pakketten ontstond er vervuiling, het ene adres was wel veranderd en de andere niet. Daardoor kwam het wel eens voor dat facturen verkeerd terechtkwamen, met alle gevolgen van dien. Wij kwamen er toen achter dat al die verschillende pakketten niet naar behoren werkte dus het werd echt tijd voor een nieuw systeem."
Na een voorselectie is gekozen voor de flexibiliteit van het Stb-systeem. "Aanpassingen zijn vrij eenvoudig toe te passen, wel binnen bepaalde grenzen uiteraard. Er bestond een mogelijkheid je eigen maatpak aan te meten, andere bedrijven boden dat niet echt."
Voordat het systeem in gebruik genomen werd heeft Hobeka twee dagdelen een cursus gehad. "We hebben de cursus als prettig ervaren, het was duidelijk en gemakkelijk te onthouden. Het pakket spreekt eigenlijk voor zichzelf."
Als er kleine aanpassingen in het systeem gedaan moeten worden heeft de supportafdeling van Stb de mogelijkheid om in te bellen, zo kan het probleem sneller en gemakkelijker opgelost worden. "De support is perfect, er wordt gelijk gereageerd door middel van een mail of een fax, ze melden welke supportpunten er zijn opgenomen, er wordt gemeld wanneer zij de werkzaamheden gaan starten en wanneer deze zijn afgerond. Binnen een week zijn de problemen opgelost."
In principe gebruikt iedereen het systeem, de één wat meer dan de ander. De medewerkers van de buitendienst gebruiken het systeem eigenlijk vooral als een stukje informatie. "Mijn ervaring in het gebruik is dat de zoekmogelijkheden zo perfect zijn, je hoeft maar een klein klantgegeven te weten en je kunt er op zoeken. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op telefoonnummer of op artikelnummer, hierbij kun je precies zien hoeveel er van een bepaald artikel is verkocht."
Het Stb-systeem is compleet. Het inzichtelijk maken van de ingevoerde gegevens is één van de sterkste punten. "Het geeft een overzicht van wat je maar wilt."
|
